Desembre 23, 2025
Embedded Files
Bitrix24 i les 5S de Kaizen: com crear un entorn digital que realment flueix
Bitrix24 i les 5S de Kaizen: com crear un entorn digital que realment flueix
En moltes organitzacions, el desordre ja no és físic: és digital. Tasques duplicades, documents dispersos, canals que ningú utilitza i processos que depenen massa de la memòria de les persones. Tot funciona… fins que deixa de funcionar.
En moltes organitzacions, el desordre ja no és físic: és digital. Tasques duplicades, documents dispersos, canals que ningú utilitza i processos que depenen massa de la memòria de les persones. Tot funciona… fins que deixa de funcionar.
Les 5S de Kaizen —una metodologia japonesa basada en l’ordre i la millora contínua— continuen sent plenament vigents. Però avui també s’han d’aplicar a l’entorn digital. I és aquí on eines com Bitrix24, ben pensades i configurades amb criteri, marquen la diferència.
Les 5S de Kaizen —una metodologia japonesa basada en l’ordre i la millora contínua— continuen sent plenament vigents. Però avui també s’han d’aplicar a l’entorn digital. I és aquí on eines com Bitrix24, ben pensades i configurades amb criteri, marquen la diferència.
Quan s’implanta de manera conscient, Bitrix24 deixa de ser una suma de funcionalitats per convertir-se en un sistema operatiu per a l’organització, capaç de sostenir hàbits de treball clars, eficients i compartits. Exactament allò que proposen les 5S.
Quan s’implanta de manera conscient, Bitrix24 deixa de ser una suma de funcionalitats per convertir-se en un sistema operatiu per a l’organització, capaç de sostenir hàbits de treball clars, eficients i compartits. Exactament allò que proposen les 5S.
Les 5S de Kaizen aplicades a Bitrix24
Les 5S de Kaizen aplicades a Bitrix24
1. Seiri (Classificar)
1. Seiri (Classificar)
Quedar-se només amb allò necessari i mostrar a cada persona el que realment li aporta valor
Classificar no és només eliminar, és prendre decisions conscients. En un entorn digital, l’excés d’informació pot ser tan perjudicial com la manca d’ella.
Aplicar Seiri a Bitrix24 significa:
Definir permisos i nivells de visibilitat segons rols i responsabilitats.
Crear equips de treball diferenciats per funció (comercial, administració, operacions…).
Evitar que tothom ho vegi tot “per defecte”.
Utilitzar etiquetes, categories i filtres per prioritzar i enfocar.
El resultat és un entorn més net, amb menys soroll i més capacitat de concentració.
2. Seiton (Ordenar)
2. Seiton (Ordenar)
Posar cada cosa al seu lloc per accedir-hi sense perdre temps
Ordenar és facilitar el treball diari. Si alguna cosa és important, ha de ser fàcil de trobar i d’utilitzar.
Bitrix24 permet aplicar Seiton a través de:
Taulers Kanban que mostren l’estat real del treball.
Estructures de projectes i carpetes reutilitzables.
Vistes adaptades a cada equip o tipus de procés.
Accessos coherents que no depenen de “saber on és”.
Un bon ordre digital redueix interrupcions, dubtes innecessaris i fricció operativa.
3. Seiso (Netejar)
3. Seiso (Netejar)
Mantenir l’entorn digital lliure de soroll, tasques mortes i processos obsolets
Netejar no és una acció puntual, és una pràctica continuada. En el món digital, netejar vol dir revisar, tancar, arxivar o redefinir.
Amb Bitrix24, Seiso es treballa mitjançant:
Automatitzacions que detecten tasques inactives o fora de termini.
Regles d’arxiu per a projectes finalitzats.
Bones pràctiques en l’ús de xats i comentaris per evitar duplicacions.
Revisions periòdiques que obliguen a decidir què continua tenint sentit.
Un sistema net és més lleuger, més entenedor i més sostenible.
4. Seiketsu (Estandarditzar)
4. Seiketsu (Estandarditzar)
Convertir les bones pràctiques en la manera habitual de treballar
Estandarditzar no vol dir rigiditzar, sinó evitar el caos. Permet que l’equip no hagi de reinventar com treballa cada vegada.
A Bitrix24, Seiketsu es concreta en:
Plantilles de projectes i tasques.
Fluxos de treball automatitzats per a sol·licituds, validacions i entregues.
Formularis i camps estàndard que recullen sempre la informació clau.
Espais compartits on els processos estan documentats i accessibles.
D’aquesta manera, el sistema no depèn de persones concretes, sinó d’acords clars.
5. Shitsuke (Sostenir)
5. Shitsuke (Sostenir)
Crear hàbits, disciplina i una cultura de millora contínua
La cinquena S és la més cultural. Sostenir vol dir revisar, aprendre i ajustar de manera constant.
Bitrix24 facilita Shitsuke a través de:
Tasques recurrents de revisió i manteniment.
Informes i indicadors que mostren com es treballa realment.
Dinàmiques de seguiment que fomenten la responsabilitat compartida.
Eines de reconeixement i feedback.
Així, la millora contínua deixa de ser un discurs i es converteix en rutina.
De la metodologia al dia a dia: l’enfocament AS IS → TO BE → TO DO
De la metodologia al dia a dia: l’enfocament AS IS → TO BE → TO DO
Moltes organitzacions no treballen amb processos dissenyats, sinó amb processos heretats. Formes de fer que van néixer com a solucions puntuals i que, amb el temps, s’han convertit en norma.
Les 5S no funcionen soles. Necessiten estructura, coherència i una tecnologia alineada amb la realitat del treball. Per això, a LetItFluir abordem les 5S des d’un enfocament clar:
AS IS: entendre com s’organitza, s’ordena i es manté avui el treball (si és que es fa).
TO BE: definir com hauria de funcionar l’entorn digital perquè tot flueixi.
TO DO: configurar Bitrix24 perquè aquest model es mantingui en el temps.
Des d’Awtomata, la iniciativa de LetItFluir centrada en sistemes i automatització conscient, utilitzem Bitrix24 perquè les 5S deixin de ser una intenció i esdevinguin una manera real de treballar.
Quan el sistema està ben pensat:
l’ordre es manté,
els processos es respecten,
i la millora contínua ja no depèn de la força de voluntat.
Una eina potent. Una implementació intel·ligent
Bitrix24
Bitrix24 és una plataforma integral que inclou CRM, ERP, gestió de projectes, comunicació interna, automatització de processos i molt més. Amb la nostra experiència, t’ajudem a treure el màxim profit de totes les seves funcionalitats, alineant-les amb els objectius del teu negoci.
Si vols que l’automatització i la tecnologia no siguin només una despesa, sinó un motor de transformació, comença per diagnosticar, redissenyar i executar amb sentit.
Amb Awtomata i Bitrix24, la teva empresa pot millorar l’eficiència, alliberar temps i créixer sense perdre control, mentre cada automatització aporta un valor real i mesurable.
Page updated
Google Sites
Report abuse