Automatització estratègica: com transformar els teus processos amb mètode, visió i Bitrix24

Avui més que mai, l’automatització és una palanca clau per a qualsevol empresa que vulgui:

• Escalar sense perdre el control.

• Eliminar tasques repetitives.

• Garantir la traçabilitat.

• Millorar l’experiència del client i de l’equip.

• Reduir errors i temps morts.

Automatitzar sense una bona estratègia és com construir sense plànols. Quan ho fas bé —amb un diagnòstic clar, processos ben definits i tecnologia com Bitrix24— el resultat és més eficiència, menys errors, una millor experiència per als teus clients i més temps per dedicar al que realment importa.

Abans d’automatitzar qualsevol flux de treball, és imprescindible:

• Entendre i documentar com funciona avui el procés (AS IS).

• Redissenyar com hauria de funcionar per ser més eficient (TO BE).

• Implementar aquest redisseny amb la tecnologia adequada (TO DO).

Quan seguim aquest enfocament, no només digitalitzem tasques: transformem el model operatiu. Allò que abans era un conjunt de tasques manuals es converteix en un sistema integrat, àgil i connectat.

• Les regles d’automatització simplifiquen les interaccions i eliminen tasques rutinàries. Quan un element del CRM arriba a una etapa concreta, les regles executen accions automàtiques, com ara enviar correus electrònics, SMS, generar documents, entre moltes altres.

• Els triggers (disparadors) detecten les accions dels clients i els canvis al CRM —com clics en enllaços, trucades entrants, pagaments de factures, etc. Quan es produeix la condició definida, el disparador mou l’element del CRM a una altra etapa del procés.

• Les constants són valors que no canvien o que ho fan molt poques vegades. Poden ser un tipus impositiu, una data fixa, el rol d’un empleat, etc. Per exemple, pots crear una constant anomenada “Comptable principal” i assignar-hi la persona responsable.

• Les variables són valors que poden modificar-se al llarg del procés. Un exemple podria ser la comissió que rep un gestor comercial. Segons l’import de l’operació, la comissió serà diferent. La regla d’automatització “Modificar element” pot calcular aquesta comissió automàticament utilitzant els valors de les variables.

• SPA vinculats al CRM
  Aquests processos estan directament relacionats amb la gestió comercial i l’atenció al client. Permeten dissenyar embuts de vendes o fluxos de seguiment amb:

  • Camps personalitzats

  • Etapes pròpies

  • Connexió directa amb tasques, calendaris i permisos del CRM

Alguns exemples: Seguiment de leads o oportunitats amb informació detallada, gestió de contractes, factures o reclamacions amb els seus propis fluxos o dontrol de comissions o acords comercials.
En estar integrats al CRM, aquests SPA actualitzen la informació de forma automàtica segons les interaccions comercials, cosa que facilita l’automatització i l’anàlisi en temps real de vendes i relacions amb els clients.

• SPA no vinculats al CRM
  Aquests processos intel·ligents s’utilitzen per gestionar àrees internes que no depenen directament de clients o vendes, però que també necessiten organització i seguiment eficient. Alguns exemples habituals són:

• Processos administratius interns, com la gestió de recursos humans, l’aprovació de permisos o el seguiment d’incidències.

• Gestió de projectes o tasques específiques amb fluxos personalitzats.

• Control documental, seguiment d’auditories o processos de qualitat.

Tot i que no estan connectats al CRM, aquests SPA gaudeixen de la mateixa flexibilitat: camps a mida, etapes definides, permisos d’accés i integració amb calendaris i tasques. Això permet centralitzar i optimitzar la gestió de diferents àrees de l’empresa.

Per exemple, en un entorn comercial, un workflow pot automatitzar la conciliació de factures, garantint que cada pagament rebut es registri correctament i es vinculi amb la comanda corresponent. També pot enviar notificacions automàtiques als clients per informar-los de l’estat de les seves comandes, millorant l’experiència sense necessitat d’intervenció manual.

A més, els workflows poden crear tasques de manera automàtica per a diferents membres de l’equip segons l’estat del procés, assignar responsables i establir terminis. Això assegura que cada fase avanci sense retards i afavoreix una comunicació interna més fluida, una càrrega administrativa menor i una gestió de vendes i projectes molt més eficient.

A diferència dels fluxos de treball tradicionals —basats en regles i condicions definides per l’usuari— el RPA és més flexible i més fàcil d’implantar. No requereix modificar els sistemes existents ni fer integracions complexes, ja que pot interactuar amb les interfícies d’usuari igual que ho faria una persona.

El RPA és ideal per automatitzar processos interns que impliquen moviments de dades entre aplicacions, validacions, actualitzacions o generació d’informes. Es posiciona com una solució intermèdia entre les regles bàsiques d’automatització —que executen accions puntuals— i els fluxos de treball més avançats que coordinen múltiples tasques i decisions.

El seu ús redueix els errors, accelera els temps de resposta i allibera els equips de les tasques més repetitives, permetent-los dedicar-se a activitats de més valor estratègic.

Entre les seves funcionalitats destaquen:

• Tasques recurrents: Permeten programar la repetició automàtica de tasques periòdiques —com informes mensuals o revisions setmanals— per assegurar que no quedin mai oblidades.

• Plantilles de processos: Permeten crear models de tasques predefinits que pots reutilitzar en projectes o activitats similars, accelerant l’inici i mantenint la coherència.

• Dependències entre tasques: Possibiliten establir relacions en què una tasca no pot començar fins que una altra s’hagi completat, garantint un flux lògic i coordinat.

• Assignació automàtica: Distribueix tasques a persones o equips segons criteris com el rol, la disponibilitat o l’ordre de treball, evitant colls d’ampolla.

• Seguiment i anàlisi: Permet monitorar el progrés i el compliment de les tasques, obtenint mètriques i informes per avaluar el rendiment i detectar possibles desviacions.

• Taulers Scrum, planificació de sprints, backlog i gestió de tasques per història d’usuari.

• Integració amb xats, tasques col·laboratives, reunions i documentació, tot dins del mateix entorn.

• Automatització de tasques recurrents per sprint, per mantenir el ritme i evitar repeticions innecessàries.

• Seguiment del rendiment i de la càrrega de treball de cada membre de l’equip, afavorint una distribució equilibrada i una millora contínua.

CoPilot s’integra en la rutina diària i, per exemple, pot ajudar-te a:

• Formular una idea.

• Resumir un text llarg.

• Interpretar la gravació d’una trucada d’un client i completar automàticament els camps del CRM.

• Crear una tasca i generar una llista de comprovació.